Опубликовано: 21.10.2018
Останнім часом підприємці побоюються несподіваних візитів контролюючих органів – податкової служби, інспектора з праці і все частіше постає питання – чи повинен він зберігати первинні і кадрові документи на співробітників в місці здійснення діяльності. І що робити, коли таких місць декілька?
У випадку з юридичною особою відповідь на це питання ми можемо знайти в двох нормативних документах:
1. Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», згідно з яким питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів. Підприємство самостійно визначає облікову політику підприємства і вибирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, і з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних ».
2. Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, які встановлюють єдині вимоги щодо створення документів, роботи з ними і їх зберігання на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності .
Відповідно, юридична особа може самостійно визначити локальними внутрішніми документом як їй вести бухгалтерський облік і де зберігати первинну документацію (позиція підтверджена рішенням Вищого адміністративного суду України у справі №К / 9991/26515/11 від 16.01.2013 р).
При цьому, відповідно до Правил діловодства в частині зберігання документів (https://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/paran530#n530), документи з моменту створення або надходження і до передачі на зберігання в архів установи зберігаються за місцем формування справ в службі діловодства або інших структурних підрозділах установи відповідно до номенклатури справ.
Керівники структурних підрозділів установи і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.
Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам – з письмового дозволу керівника установи.
Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш ніж на один місяць. Вилучення оригіналів документів (справ) допускається з дозволу керівника установи з дотриманням вимог з залишення копії документів.
Як ми бачимо, юридична особа може прийняти рішення про зберігання первинних документів не в офісі (магазині), а, наприклад, в місці знаходження бухгалтерії.
При цьому, згідно з правил діловодства, тимчасове переміщення документом терміном до 1 місяця з місця їх основного зберігання цілком можливо і не порушує законодавства.Зовсім інша справа зберігання документів підприємцем.
По-перше, правила організації діловодства та архівного зберігання документів на підприємців не поширюються, оскільки будь-який підприємець є фізичною особою, а не юридичною.
По-друге, ст. 296 Податкового кодексу встановила такі правила ведення обліку і складання звітності платниками єдиного податку фізособами:
ведення книги обліку доходів (в разі оплати пдв – і витрат також); подачі до контролюючого органу податкової декларації платника єдиного податку.При цьому, згідно зі ст. 44 Податкового кодексу, для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та / або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.
У разі ліквідації платника податків документи, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передують даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.
Як ми бачимо, дані норми нічого не говорять про місце зберігання первинної та кадрової документації, порядок її формування, обліку і зберігання.
Таким чином, підприємець може самостійно прийняти рішення, де він буде зберігати первинну і кадрову документацію. І не обов’язково це має бути місце здійснення господарської діяльності, куди приходять перевіряючі.
Вважаємо, що з метою уникнення зайвої конфронтації з перевіряючими має сенс підготувати наказ (розпорядження), в якому визначити місцем зберігання первинної та кадрової документації співробітників місце проживання підприємця.
Відповідно, в разі перевірки, ви можете показати такий документ перевіряючим як обгрунтування неможливості надати їм документи відразу ж в момент їх візиту.
Таким чином у вас буде час, щоб порадитися з адвокатом і залучити його для юридичного супроводу перевірки .
Дата актуалізації статті – 2017р.
Якщо стаття була Вам корисна, Ви можете поділитися нею:
2013 © Все права защищены. www.osreg.ru . При копировании материала с сайта не забываем указывать источник в виде активной ссылки на сайт.