Забыли пароль?

Новости Мира
Ваш надежный партнер!

Місце зберігання первинної та кадрової документації юрособи та підприємця. А раптом перевірка?

Опубликовано: 21.10.2018

Останнім часом підприємці побоюються несподіваних візитів контролюючих органів – податкової служби, інспектора з праці і все частіше постає питання – чи повинен він зберігати первинні і кадрові документи на співробітників в місці здійснення діяльності. І що робити, коли таких місць декілька?

У випадку з юридичною особою відповідь на це питання ми можемо знайти в двох нормативних документах:

1. Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», згідно з яким питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів. Підприємство самостійно визначає облікову політику підприємства і вибирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, і з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних ».

2. Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, які встановлюють єдині вимоги щодо створення документів, роботи з ними і їх зберігання на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності .

Відповідно, юридична особа може самостійно визначити локальними внутрішніми документом як їй вести бухгалтерський облік і де зберігати первинну документацію (позиція підтверджена рішенням Вищого адміністративного суду України у справі №К / 9991/26515/11 від 16.01.2013 р).

При цьому, відповідно до Правил діловодства в частині зберігання документів (https://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/paran530#n530), документи з моменту створення або надходження і до передачі на зберігання в архів установи зберігаються за місцем формування справ в службі діловодства або інших структурних підрозділах установи відповідно до номенклатури справ.

Керівники структурних підрозділів установи і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам – з письмового дозволу керівника установи.

Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш ніж на один місяць. Вилучення оригіналів документів (справ) допускається з дозволу керівника установи з дотриманням вимог з залишення копії документів.

Як ми бачимо, юридична особа може прийняти рішення про зберігання первинних документів не в офісі (магазині), а, наприклад, в місці знаходження бухгалтерії.

При цьому, згідно з правил діловодства, тимчасове переміщення документом терміном до 1 місяця з місця їх основного зберігання цілком можливо і не порушує законодавства.

Зовсім інша справа зберігання документів підприємцем.

По-перше, правила організації діловодства та архівного зберігання документів на підприємців не поширюються, оскільки будь-який підприємець є фізичною особою, а не юридичною.

По-друге, ст. 296 Податкового кодексу встановила такі правила ведення обліку і складання звітності платниками єдиного податку фізособами:

ведення книги обліку доходів (в разі оплати пдв – і витрат також); подачі до контролюючого органу податкової декларації платника єдиного податку.

При цьому, згідно зі ст. 44 Податкового кодексу, для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та / або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

У разі ліквідації платника податків документи, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передують даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Як ми бачимо, дані норми нічого не говорять про місце зберігання первинної та кадрової документації, порядок її формування, обліку і зберігання.

Таким чином, підприємець може самостійно прийняти рішення, де він буде зберігати первинну і кадрову документацію. І не обов’язково це має бути місце здійснення господарської діяльності, куди приходять перевіряючі.

Вважаємо, що з метою уникнення зайвої конфронтації з перевіряючими має сенс підготувати наказ (розпорядження), в якому визначити місцем зберігання первинної та кадрової документації співробітників місце проживання підприємця.

Відповідно, в разі перевірки, ви можете показати такий документ перевіряючим як обгрунтування неможливості надати їм документи відразу ж в момент їх візиту.

Таким чином у вас буде час, щоб порадитися з адвокатом і залучити його для юридичного супроводу перевірки .

 

Дата актуалізації статті – 2017р.

Якщо стаття була Вам корисна, Ви можете поділитися нею:

Реклама
ТОП Новостей
Новое в законодательстве о тарифах на воду: ценобразование, долгосрочное регулирование, дифференциация тарифов и «недополученные доходы»
В мае 2013 года правительством РФ принят ряд нормативных документов, вносящих изменения в регулировании сферы водоснабжения и водоотведения. Суть новаций разъясняет главный экономист ЗАО « Юрэнерго» Татьяна

Постановление Правительства РФ №560 от 12 июля 2011 г. / Офицеру.ру


ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ № 583 от 10.07.2013
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ от 10.07.2013 № 583 ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ от 10.07.2013 № 583 С 10 июля 2013 ·          Справка и редакции Вид документа : ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Правительство РФ: Постановление № 583 от 05.08.2008
Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Ввести с 1 декабря 2008 г. новые системы оплаты труда для работников федеральных бюджетных учреждений (далее - учреждения) и федеральных государственных

Кризисы Временного правительства
Московский государственный социальный университет Факультет Экономики и Права РЕФЕРАТ По отечественной истории Кризисы Временного правительства. Выполнила студентка 1-го курса Вечернего отделения

Постановление Правительства РФ от 08.02.2017 N 145 (ред. от 30.05.2017)
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 8 февраля 2017 г. N 145 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ФОРМИРОВАНИЯ И ВЕДЕНИЯ В ЕДИНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ В СФЕРЕ ЗАКУПОК КАТАЛОГА ТОВАРОВ, РАБОТ,

Постановление Правительства РФ от 08.02.2017 N 145 (ред. от 30.05.2017)
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 8 февраля 2017 г. N 145 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ФОРМИРОВАНИЯ И ВЕДЕНИЯ В ЕДИНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ В СФЕРЕ ЗАКУПОК КАТАЛОГА ТОВАРОВ, РАБОТ,

Постановление Правительства РФ №583 от 5 августа 2008 г. / Офицеру.ру
Постановление Правительства Российской Федерации от 5 августа 2008 г. №583 «О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных и казенных учреждений и федеральных

Постановление правительства РФ от 09-02-2004 65 о дополнительных гарантиях и компенсациях военнослужащим и сотрудникам федеральных органов исполнительной власти участвующим в контртеррористических операциях и обеспечивающим правопорядок и общественную без
Москва: +74993505765 Санкт-Петербург: +78124673922 Общий (бесплатный по России): +78003502369 доб.132 Российская Федерация В целях упорядочения мер социальной защиты военнослужащих

Постановление Правительства РФ от 15.08.1997 N 1036
22 июня 2017 г. 10:38 ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 15 августа 1997 г. N 1036 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОКАЗАНИЯ УСЛУГ ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ В соответствии с Законом Российской

Реклама
Календарь
Реклама
Архив сайта

2013 © Все права защищены. www.osreg.ru . При копировании материала с сайта не забываем указывать источник в виде активной ссылки на сайт.

rss